Hệ thống quản lý văn bản và điều hành góp phần quan trọng trong hoạt động của Chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh

11/05/2022 19:44 Số lượt xem: 51

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bắc Ninh là hệ thống thông tin  dùng chung được xây dựng và áp dụng thống nhất, phục vụ việc gửi, nhận, quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử; xử lý thông tin, giải quyết công việc,  theo dõi thực hiện chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị trong hệ thống hành chính nhà nước và cấp uỷ Đảng thuộc 3 cấp trong tỉnh và liên thông với trục văn bản quốc gia qua mạng máy tính.

Vai trò của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bắc Ninh

Nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống này ngay từ năm 2011 tỉnh  Bắc Ninh đã triển khai đồng bộ, rộng khắp đến các sở, ngành trong tỉnh, trải qua nhiều lần cập nhật, nâng cấp, theo yêu cầu  của Bộ Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ... Với quan điểm tự làm chủ công nghệ,  chủ động điều chỉnh, nâng cấp, bổ sung các tính năng, chức năng  đáp ứng yêu cầu của từng cơ quan, đơn vị...  Hiện nay so với nhiều tỉnh, thành phố trong cả nước đã mua, hoặc thuê phần mềm của các doanh nghiệp việc tự làm chủ công nghệ  của  đội ngũ kỹ thuật công nghệ thông tin tỉnh Bắc Ninh đã đáp ứng yêu cầu của người sử dụng đối với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đó là: tiện lợi, rộng khắp, hiệu quả.

Hiệu quả kinh tế, xã hội mà hệ thống mang lại.

Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh là cơ quan chủ quản Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh và ủy quyền cho Sở Thông tin và Truyền thông quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng hệ thống để thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử theo quy địnhTrải qua thời gian dài sử dụng nhất là từ năm 2016 đến nay hệ thống ngày càng mở rộng, hoàn thiện, sử dụng chung cho cả 3 cấp chính quyền (tỉnh, huyện, xã) thuộc các khối UBND trong đó  100% cơ quan, đơn vị khối chính quyền đang sử dụng với 10.421 tài khoản. Năm 2018 mở rộng hệ thống cung cấp cho 100% cơ quan thuộc Tỉnh ủy, cơ quan đảng 8 huyện, 126 xã  đến nay đã sử dụng 1.269 tài khoản; 100% cán bộ, công chức trong tỉnh sử dụng hàng ngày và đã được cấp chữ ký số để ký số vào văn bản. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bắc Ninh được cài đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh khác với nhiều tỉnh thành thuê dịch vụ của doanh nghiệp đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của doanh nghiệp xa cách với đơn vị sử dụng về địa lý. Do lợi thế đặt tại trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh nên 100% các cơ quan, đơn vị trong tỉnh được kết nối đến trung tâm dữ liệu bằng mạng WAN nội tỉnh tốc độ tối thiểu 30Mb/s đối xứng, việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị trong tỉnh hoàn toàn đáp ứng thời gian thực, ngoài ra Hệ thống cũng được kết nối với mạng Internet để phục vụ nhu cầu kết nối ngoài mạng WAN nội tỉnh. Tính đến nay  hàng chục triệu văn bản được phát hành, trao đổi thông qua hệ thống, tiết kiệm cho ngân sách tỉnh hàng chục tỷ đồng chi phí thiết bị, văn phòng phẩm/ năm.

Ngoài ra Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cũng được liên kết với Hệ thống phản ảnh kiến nghị trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh, mỗi phản ảnh kiến nghị của doanh nhiệp, cá nhân được các cơ quan, đơn vị  nhà nước giải quyết, trả lời  như đối với  văn bản đến. Đến nay hàng nghìn phản ảnh kiến nghị đã được giải quyết theo hình thức này được người dân và doanh nghiệp trong tỉnh đánh giá cao.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bắc Ninh  đã mang lại giá trị thiết thực hàng ngày đối với xử lý công việc của từng người dùng, từng cơ quan, đơn vị  thuộc 3 cấp chính quyền  và cấp uỷ đảng trong tỉnh và đã mang lại hiệu quả kinh tế, xã hội cao trong chiến lược phát triển Chính phủ điện tử - Chính quyền điện tử hướng đến Chính phủ số - Chính quyền số giai đoạn 2018-2020 định hướng 2025.

Bài học kinh nghiệm trong việc triển khai.

Để triển khai hệ thống có hiệu quả, rộng khắp ngoài công tác tập huấn, hướng dẫn sử dụng theo hình thức cầm tay chỉ việc  đối với từng người sử dụng nhất là các cán bộ lãnh đạo thuộc các cơ quan, đơn vị trong tỉnh thì việc  trực tiếp làm việc với các bộ phận chức năng của từng cơ quan, đơn vị của các kỹ sư CNTT lập trình phần mềm rất quan trọng. Từ các quy trình nghiệp vụ theo yêu cầu của các văn bản hướng dẫn của Trung ương và yêu cầu  thực tiễn tại cơ sở, các quy trình này được tin học hoá bằng đội ngũ kỹ sư phần mềm, được kiểm thử về chức năng, tính năng, an toàn thông tin trước khi đưa vào sử dụng.

Công tác đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc sử dụng của các cơ quan, đơn vị cũng hết sức quan trọng, hàng tuần đều có thống kê tình hình sử dụng của các cơ quan, đơn vị, có sự so sánh đánh giá, hàng năm đưa vào tiêu chí đánh giá cải cách hành chính, mức độ sãn sàng ứng dụng CNTT, công tác thi đua khen thưởng của các cơ quan đơn vị trong tỉnh.

Sử dụng kết nối chủ yếu các cơ quan, đơn vị trong tỉnh với hệ thống qua mạng WAN nội tỉnh thông qua dịch vụ mạng riêng ảo, đảm bảo an toàn, bảo mật, tốc độ cao.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh cần ngày càng hoàn thiện, kết nối trao đổi thông tin với các hệ thống khác của Trung ương và tỉnh bạn, sử dụng mã định danh để trao đổi văn bản giữa các cơ quan, đơn vị, kết nối với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính… Bắc Ninh sẽ liên hệ chặt chẽ với đơn vị chức năng thuộc  Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ, Ban cơ yếu Chính phủ quan tâm hướng dẫn, hỗ trợ tỉnh, nâng cấp,  kiểm tra, đánh giá các chức năng, tính năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng yêu cầu đồng bộ, lưu trữ, kết nối, chia sẻ, an toàn bảo mật theo quy định./.

Lê Nho Thái